जब कोई कर्मचारी आपको सूचित करता है कि वे इस्तीफा दे रहे हैं, तो यह जानना मुश्किल हो सकता है कि क्या कहा जाए। जब कोई कर्मचारी नौकरी छोड़ता है तो प्रबंधक अक्सर आश्चर्यचकित हो जाते हैं, इसलिए उनके लिए यह महत्वपूर्ण है कि जब कोई कर्मचारी त्यागपत्र दे या कहे कि वे अपनी नौकरी छोड़ रहे हैं तो उचित प्रतिक्रिया देने के लिए तैयार रहें।
जब कोई कर्मचारी इस्तीफा दे तो क्या कहें
जब कोई अपनी नौकरी छोड़ता है तो प्रतिक्रिया देने का सिर्फ एक ही सही तरीका नहीं है। कई मायनों में, आपको जो कहना चाहिए वह स्थिति की विशिष्टताओं और आपकी कंपनी की नीतियों और प्रक्रियाओं के आधार पर अलग-अलग होगा। चाहे कुछ भी हो, सभ्य और पेशेवर तरीके से जवाब देना महत्वपूर्ण है।
प्रारंभिक प्रतिक्रिया विकल्प
जब कोई कर्मचारी आपको बताता है कि वे इस्तीफा दे रहे हैं, तो उनके बयान का तुरंत, शांत तरीके से जवाब देने के लिए तैयार रहें। उपयुक्त प्रारंभिक प्रतिक्रियाओं के उदाहरण हैं:
- मुझे यह सुनकर दुख हुआ.
- मुझे बताने के लिए धन्यवाद.
- मुझे यह जानकर आश्चर्य हुआ कि आप जा रहे हैं।
ऐसा कुछ भी न कहें जिसका अर्थ नकारात्मक, आलोचनात्मक या अपमानजनक हो। ऐसी प्रतिक्रिया देने से बचें जिससे यह संकेत मिले कि आप उस व्यक्ति के पद छोड़ने का निर्णय व्यक्तिगत रूप से ले रहे हैं।
लिखित सूचना का अनुरोध
अधिकांश कंपनियों को इस्तीफे के लिखित पत्र की आवश्यकता होती है। यदि कर्मचारी के पास कोई पत्र नहीं है, तो अपने प्रारंभिक विवरण के बाद एक पत्र का अनुरोध करें। जिस समय कर्मचारी आपको बताए कि वे जा रहे हैं, उस समय लिखित सूचना प्राप्त करना सबसे अच्छा है। इसे हस्तलिखित किया जा सकता है, आपको ईमेल किया जा सकता है, या तुरंत टाइप करके मुद्रित किया जा सकता है।इस्तीफे के पत्र में बस तारीख, एक बयान होना चाहिए कि कर्मचारी इस्तीफा देना चाहता है, और व्यक्ति अपने काम के आखिरी दिन की क्या उम्मीद करता है।
इस्तीफे के लिखित पत्र का अनुरोध करने के लिए आप कह सकते हैं:
- मुझे ख़ुशी है कि आपने मुझे बताया, हालाँकि कंपनी की नीति के लिए लिखित त्याग पत्र की आवश्यकता होती है। क्या आपके पास एक तैयार है?
- यदि आपके पास त्यागपत्र नहीं है, तो आइए अभी एक मसौदा तैयार करें। यहां एक नोटपैड है जिसका आप उपयोग कर सकते हैं।
- HR आपके इस्तीफे पत्र की एक प्रति मांगेगा। मैं देख रहा हूं कि आपका फोन आपके पास है। क्या आप अपना ईमेल निकालेंगे और हमारी बातचीत की पुष्टि करते हुए एक त्वरित नोट टाइप करेंगे और मुझे भेजेंगे?
सवालों का जवाब देने के लिए तैयार रहें, जिसमें यह भी शामिल है कि किसी कर्मचारी के इस्तीफा देने पर कंपनी को कितने नोटिस की उम्मीद है। यदि आप अनिश्चित हैं तो निश्चित उत्तर के लिए कंपनी की कर्मचारी पुस्तिका से परामर्श लें।
इस्तीफा स्वीकार करें
जब तक ऐसा कोई अनुबंध नहीं है जो कर्मचारी को इस्तीफा देने से रोक देगा, उन्हें बताएं कि आप उनका इस्तीफा स्वीकार कर रहे हैं। उन्हें बताएं कि उचित माध्यमों से गुजरने के बाद आप या एक एचआर प्रतिनिधि संगठन से उनके बाहर निकलने के विवरण को अंतिम रूप देने के लिए संपर्क में रहेंगे।
अनुवर्ती प्रश्न
आप यह समझने की कोशिश करने के लिए कुछ प्रश्न पूछना चाह सकते हैं कि उस व्यक्ति ने छोड़ने का फैसला क्यों किया है। उपयुक्त प्रश्नों के उदाहरणों में शामिल हैं:
- क्या आप यह साझा करना चाहेंगे कि किस कारण से आपको इस्तीफा देना पड़ा?
- क्या कुछ विशेष घटित हुआ जिसके कारण आपको छोड़ने का निर्णय लेना पड़ा?
- क्या आप यह साझा करना चाहेंगे कि आपका समय समाप्त होने के बाद आप आगे क्या करने की योजना बना रहे हैं?
कर्मचारी पर उत्तर के लिए दबाव न डालें। एक कर्मचारी नियोक्ता को यह बताने के लिए बाध्य नहीं है कि वे क्यों नौकरी छोड़ रहे हैं या वे आगे क्या करने की योजना बना रहे हैं।बहुत अधिक प्रश्न भी न पूछें. यदि कोई कर्मचारी साझा करने में अनिच्छुक लगता है, तो उसे अकेला छोड़ दें। संभावना है कि एचआर टीम का कोई व्यक्ति व्यक्ति के एग्जिट इंटरव्यू के दौरान इसी तरह के प्रश्न पूछेगा।
उन्हें शुभकामनाएं
प्रशंसा व्यक्त करके और उनके अच्छे स्वास्थ्य की कामना करके विनम्रतापूर्वक बातचीत समाप्त करें। उदाहरण के लिए:
- आप जब तक यहां रहे, आपकी कड़ी मेहनत के लिए धन्यवाद। निरंतर सफलता के लिए शुभकामनाएं.
- मुझे व्यक्तिगत रूप से बताने के लिए धन्यवाद। मैं आपके विचार की सराहना करता हूं और आपके अच्छे होने की कामना करता हूं।
- आपकी याद आएगी. आप जो भी करियर पथ अपनाएं उसमें शानदार सफलता के लिए शुभकामनाएं।
कर्मचारी के इस्तीफे से आगे बढ़ना
एक बार किसी कर्मचारी का इस्तीफा स्वीकार हो जाने के बाद, परिवर्तन पर ध्यान केंद्रित करने का समय आ गया है। मानव संसाधन और सूचना प्रौद्योगिकी टीम सहित समाप्ति कागजी कार्रवाई और प्रक्रियाओं को संभालने के लिए उचित कर्मियों को शामिल करें।प्रतिस्थापन की तलाश शुरू करने की आवश्यकता होगी, और अन्य कर्मचारियों को सूचित करने की आवश्यकता होगी। एक अच्छे कर्मचारी के इस्तीफे से निपटना कोई ऐसी चीज नहीं है जिसका सामना कोई भी प्रबंधक करना चाहता है। इस स्थिति से निपटने के लिए तैयार रहने से आप किसी कर्मचारी के इस्तीफे को व्यावसायिकता और शालीनता से संसाधित करने में सक्षम होंगे।
