क्या आपको भुगतान हेतु अनुरोध पत्र लिखने की आवश्यकता है? हालांकि ग्राहकों से संपर्क करना और उनसे पिछले बकाया बिलों का भुगतान करने के लिए कहना अप्रिय है, यह कुछ ऐसा है जो व्यवसायों के मालिक और प्रबंधन करने वाले लोगों को निश्चित रूप से समय-समय पर करना पड़ता है। यहां दिए गए पत्र टेम्पलेट का उपयोग करने के लिए, बस नीचे दी गई छवि पर क्लिक करें। दस्तावेज़ एक पीडीएफ फ़ाइल के रूप में खुलेगा जिसे आप आवश्यकतानुसार संपादित, सहेज और प्रिंट कर सकते हैं। यदि आपको इस दस्तावेज़ का उपयोग करने में सहायता की आवश्यकता है तो Adobe Printables के लिए इस मार्गदर्शिका का उपयोग करें।
शेष राशि के भुगतान हेतु अनुरोध पत्र
यदि आपको बकाया शेष भुगतान अनुरोध पत्र लिखने की आवश्यकता है तो इस टेम्पलेट का उपयोग करें।
ग्राहक को अग्रिम भुगतान अनुरोध पत्र
इस टेम्पलेट का उपयोग उस स्थिति में करें जहां किसी ग्राहक ने आपके साथ उत्पाद या सेवाएं प्रदान करने के लिए अनुबंध किया है जिसके लिए अग्रिम भुगतान आवश्यक है।
भुगतान रिलीज के लिए अनुरोध पत्र
इस नमूना पत्र का उपयोग लेनदेन के पूरा होने तक एस्क्रो में रखे गए भुगतान को जारी करने के अनुरोध के लिए शुरुआती बिंदु के रूप में करें।
भुगतान अनुरोध पत्र के लिए युक्तियाँ लिखना
हालांकि आपको अपनी स्थिति से मेल खाने के लिए टेम्पलेट में जानकारी को समायोजित करना चाहिए, उचित टोन का उपयोग करना महत्वपूर्ण है और सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ पेशेवर रूप से प्रारूपित है।
उचित स्वर का प्रयोग करें
किसी ग्राहक या ग्राहक को भुगतान का अनुरोध करते हुए पत्र भेजते समय, सकारात्मक, पेशेवर लहजे को बनाए रखते हुए अपनी बात को यथासंभव स्पष्ट रूप से संप्रेषित करना आवश्यक है। ऐसा पहला या दूसरा अनुरोध न भेजें जो इतना नकारात्मक हो कि ग्राहक को हमला महसूस हो। यदि लहजा बहुत कठोर है, तो ग्राहक को लग सकता है कि आपके व्यवसाय के साथ संबंध जारी रखने का प्रयास करने का कोई मतलब नहीं है। जब ऐसा होता है, तो जोखिम होता है कि ग्राहक बिल का भुगतान नहीं करना चाहेगा, क्योंकि उसे संबंध बनाए रखने की कोई चिंता नहीं है।
प्रोफेशनल फ़ॉर्मेटिंग का उपयोग करें
यदि आप मेल या फैक्स द्वारा भुगतान अनुरोध पत्र भेज रहे हैं तो कंपनी लेटरहेड और एक मानक व्यावसायिक पत्र प्रारूप का उपयोग करें। आपकी कंपनी की पत्राचार प्रक्रियाओं के आधार पर, आपके लिए ईमेल के माध्यम से पत्र प्रेषित करना भी स्वीकार्य हो सकता है। यदि ऐसा है, तो पत्र को अनुलग्नक फ़ाइल के बजाय ईमेल संदेश के मुख्य भाग में शामिल करना बेहतर है।किसी ईमेल संदेश के लिए लेटरहेड टेम्पलेट बनाना आवश्यक नहीं है, लेकिन आपको अपनी आधिकारिक कंपनी के ईमेल हस्ताक्षर के साथ संचार बंद कर देना चाहिए।
Following
यदि आप पिछले देय खाते पर भुगतान अनुरोध पत्र भेजते हैं और आपको 30 दिनों के भीतर प्राप्तकर्ता से जवाब नहीं मिलता है, तो अनुवर्ती फोन कॉल करने पर विचार करें। पत्र की तरह, सकारात्मक स्वर बनाए रखना उचित है। बिल का भुगतान करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति से सीधे बात करने का प्रयास करें और पत्र की प्राप्ति की पुष्टि करें। यदि आप जिम्मेदार पक्ष से बात करने में सक्षम हैं, तो टेलीफोन या ऑनलाइन के माध्यम से क्रेडिट कार्ड भुगतान की प्रक्रिया की पेशकश करें। यदि नहीं, तो पूछें कि आप कब भुगतान प्राप्त करने की उम्मीद कर सकते हैं। दिनांक नोट कर लें और देर से भुगतान पत्र के साथ अनुवर्ती कार्रवाई करें।
संग्रह के लिए अतिरिक्त कार्रवाइयां
यदि सहमति के अनुसार भुगतान प्राप्त नहीं हुआ है, तो आपको बकाया खातों के प्रबंधन के लिए अपनी कंपनी की प्रक्रिया के अगले चरण में खाते को आगे बढ़ाना होगा।यदि बिल लंबे समय तक अवैतनिक रहता है, तो भविष्य के संग्रह पत्रों का स्वर मजबूत होना होगा, अंततः यदि आवश्यक हो तो एक संग्रह एजेंसी को सौंप दिया जाएगा। हालाँकि निश्चित रूप से ऐसी परिस्थितियाँ हैं जिनके तहत अंतिम संग्रह कार्रवाई करने की आवश्यकता है, ऐसा तब तक करना उचित नहीं है जब तक कि आप देर से भुगतान को सौहार्दपूर्ण ढंग से हल करने के हर संभव रास्ते का उपयोग नहीं कर लेते। जब तक आप वास्तव में खाते को संग्रहण के लिए भेजने या कानूनी कार्रवाई करने के लिए तैयार न हों, तब तक उन लोगों या व्यवसायों के साथ भुगतान अनुरोध पत्राचार में ऐसी कार्रवाइयों का उल्लेख न करें जिनके खातों का बकाया बकाया है।
