हालांकि सभी व्यावसायिक सम्मेलनों में आम तौर पर उपस्थित लोगों की रुचि के विषयों पर चर्चा करने वाले विभिन्न वक्ता शामिल होते हैं, सर्वोत्तम आयोजनों में विभिन्न प्रकार की गतिविधियों को शामिल किया जाता है। सुनिश्चित करें कि आप जिस अगले कार्यक्रम की योजना बना रहे हैं वह उन विकल्पों को शामिल करके सफल हो जो लक्षित दर्शकों के सभी वर्गों को पसंद आएंगे।
मुख्य वक्ता
मुख्य वक्ता सम्मेलन में उपस्थित लोगों के लिए एक बड़ा आकर्षण हो सकते हैं। ये आम तौर पर सामान्य सत्र प्रस्तुतियाँ होती हैं, जिसका अर्थ है कि एक ही समय में कोई अन्य वक्ता सत्र आयोजित नहीं कर रहा है।विषय आमतौर पर मानक व्यावसायिक विकास से परे होते हैं, जो प्रेरणा या अद्वितीय अंतर्दृष्टि प्रदान करते हैं। जबकि मुख्य प्रस्तुतकर्ताओं को किसी भी समय निर्धारित किया जा सकता है, उन्हें अक्सर सम्मेलन में पहले और आखिरी सत्र के लिए बुक किया जाता है।
कार्यक्रम के आकार और बजट के आधार पर, कुछ समूह मशहूर हस्तियों या अन्य उच्च प्रोफ़ाइल व्यक्तियों को मुख्य वक्ता के रूप में बुक करते हैं। उदाहरण के लिए, डैन राथर 2016 में एचआर फ्लोरिडा के लिए मुख्य वक्ता थे, और मलाला यूसुफजई सोसाइटी फॉर ह्यूमन रिसोर्स मैनेजमेंट (एसएचआरएम) 2018 सम्मेलन और एक्सपो में बोलेंगे। छोटे संगठन अक्सर इन सत्रों के लिए स्थानीय मशहूर हस्तियों या प्रेरक वक्ताओं को बुक करते हैं। आप नेशनल स्पीकर्स एसोसिएशन या बिग स्पीक जैसे संगठनों के माध्यम से मुख्य वक्ता पा सकते हैं।
ब्रेकआउट सत्र
ब्रेकआउट सत्र व्यावसायिक सम्मेलन कार्यक्रमों में पूरे दिन आयोजित होने वाले शैक्षिक कार्यक्रम हैं। एक ही समय में एक से अधिक सत्र निर्धारित किए जाते हैं, जिससे उपस्थित लोगों को विभिन्न विषयों में से चुनने की अनुमति मिलती है ताकि वे अपने कार्यक्रम को एक हद तक अनुकूलित कर सकें।मुख्य भाषण के लिए अपने क्षेत्र के सफल पेशेवरों, उद्योग सलाहकारों और प्रशिक्षकों, सरकारी एजेंसी के प्रतिनिधियों और अन्य विशेषज्ञों की बुकिंग पर विचार करें। योगदान देने में रुचि रखने वाले लोगों को प्रस्ताव प्रस्तुत करने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए अपने संगठन की वेबसाइट पर वक्ताओं को बुलाने पर विचार करें।
ब्रेकआउट स्पीकर शेड्यूल करते समय, विभिन्न प्रकार की विषय वस्तु पेश करना और विषयों को फैलाना महत्वपूर्ण है ताकि लोगों को उन कार्यक्रमों में भाग लेने में सक्षम होने की संभावना हो जो उनके हितों के लिए अपील करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास लेखांकन से संबंधित दो वक्ता हैं, तो उन्हें अलग-अलग समय पर शेड्यूल करें ताकि जो लोग लेखांकन में सबसे अधिक रुचि रखते हैं उन्हें दोनों में भाग लेने का अवसर मिले। एक ही समय में बहुत सारे अलग-अलग विषयों की पेशकश करें, जैसे कि मार्केटिंग या ग्राहक सेवा, ताकि जो लोग लेखांकन में रुचि नहीं रखते हैं, उनके पास भी चुनने के लिए बहुत कुछ हो।
विचार-मंथन सत्र
सम्मेलनों में भाग लेने का सबसे बड़ा लाभ समान विचारधारा वाले पेशेवरों से मिलने और संवाद करने का अवसर है। विशेष विषयों पर विचार-मंथन सत्रों के लिए एजेंडे में अलग से समय निर्धारित करने पर विचार करें। उदाहरण के लिए, आप उपस्थित लोगों के लिए प्रासंगिक गर्म विषयों पर गोलमेज चर्चा के लिए कुछ ब्रेकआउट सत्रों को रोक सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप पूरे दिन में अलग-अलग समय पर विशेष रुचि वाली चर्चाओं के लिए आयोजन स्थल की लॉबी के भीतर बैठने की जगह निर्धारित कर सकते हैं। निर्दिष्ट विषयों के बारे में अन्य लोग क्या सोचते हैं, इसके बारे में अधिक जानने में रुचि रखने वाले उपस्थित लोग इस तरह की किसी चीज़ में भाग लेने का अवसर मिलने की सराहना करेंगे।
खुदरा बिक्री
सम्मेलन में अक्सर पोर्टेबल रिटेल स्टोर की सुविधा होती है जहां उपस्थित लोग ब्रांडेड आइटम खरीद सकते हैं जो प्रायोजक एसोसिएशन प्रदान करता है, जैसे कि टी-शर्ट, पेन, पोर्टफ़ोलियो और बहुत कुछ। ये खुदरा बिक्री केंद्र आम तौर पर उन लेखकों द्वारा लिखी गई किताबें भी रखते हैं जो कार्यक्रम में बोल रहे हैं।यदि आपका समूह बड़ी मात्रा में इन्वेंट्री में निवेश करने में सक्षम नहीं है, तो बस कुछ प्रदर्शन आइटम प्रदान करें जिन्हें उपस्थित लोग इवेंट में ऑर्डर कर सकते हैं ताकि आप उन्हें उनके घर या कार्यालय में भेज सकें। वे शायद इस बात की सराहना करेंगे कि घर ले जाने के लिए सामान इधर-उधर ले जाना या पैक न करना पड़े, इसलिए आप पाएंगे कि आप इस तरह और भी अधिक बेचते हैं।
पुस्तक पर हस्ताक्षर
लेखकों की बात करें तो, उन वक्ताओं के लिए पुस्तक पर हस्ताक्षर करने का समय निर्धारित करना एक अच्छा विचार है, जिन्होंने कार्यक्रम के दौरान किताबें प्रकाशित की हैं। आम तौर पर व्यक्ति के भाषण के तुरंत बाद किसी विशेष लेखक की पुस्तक पर हस्ताक्षर की मेजबानी करना सबसे अच्छा होता है, क्योंकि जो उपस्थित लोग उस व्यक्ति की प्रस्तुति के बारे में उत्साहित होते हैं, वे हस्ताक्षर करने के लिए पुस्तक खरीदने के लिए सीधे हस्ताक्षर पर जा सकते हैं। यह आपके समूह को किताबों की बिक्री बढ़ाने में मदद कर सकता है, और यह आपके कार्यक्रम में बोलने की संभावना को विशेष रूप से लेखकों के लिए आकर्षक बनाता है।
ट्रेड शो
अधिकांश व्यावसायिक सम्मेलनों में एक व्यापार शो भाग शामिल होता है, जिसमें एक ऐसा क्षेत्र अलग रखना शामिल होता है जहां विक्रेता और प्रायोजक शुल्क के बदले में अपने उत्पादों और सेवाओं को प्रदर्शित करने के लिए बूथ स्थापित कर सकते हैं। व्यापार शो में भागीदारी से संबंधित शुल्क के परिणामस्वरूप आने वाला पैसा समग्र आयोजन की लागत को कवर करने में मदद कर सकता है और योजना संगठन को अपने संचालन का समर्थन करने के लिए राजस्व अर्जित करने में भी मदद कर सकता है।
कुछ सम्मेलनों के लिए, व्यापार शो हर समय खुला रहता है, जबकि अन्य में प्रदर्शक बूथ अनुभाग केवल उस समय उपस्थित लोगों के लिए उपलब्ध होता है जब सत्र नहीं चल रहे होते हैं। प्रत्येक प्रदर्शक को एक विशिष्ट बूथ स्थान सौंपा गया है जहां वे अपने उत्पादों और सेवाओं को बढ़ावा देने वाले प्रदर्शन स्थापित करते हैं। वे बूथ पर स्टाफ रखने और उपस्थित लोगों के साथ बातचीत करने के लिए टीम के सदस्यों को नियुक्त करते हैं। अधिकांश उत्पाद साहित्य वितरित करते हैं और कुछ प्रकार के उपहार (आमतौर पर प्रचारात्मक व्यावसायिक उपहार या स्नैक्स) प्रदान करते हैं, साथ ही भविष्य में विपणन उद्देश्यों के लिए उपयोग करने के लिए उपस्थित लोगों से संपर्क जानकारी भी एकत्र करते हैं।
मूक नीलामी
यदि आपका सम्मेलन प्रायोजक समूह या अन्य संघ के लिए एक प्रमुख धन संचय है, तो एक मूक नीलामी की मेजबानी पर विचार करें। इसमें दान की गई वस्तुओं को इकट्ठा करना शामिल है जिन पर उपस्थित लोग सम्मेलन के दौरान एक निर्दिष्ट समय सीमा के लिए बोली लगा सकते हैं। एक बार बोली बंद होने के बाद, प्रत्येक आइटम के लिए सबसे अधिक बोली लगाने वाला "जीतता है" - जिसका अर्थ है कि वे आइटम खरीद लेंगे। जो लोग इसमें शामिल होते हैं उन्हें खरीदारी करने और प्रतिस्पर्धा करने में मज़ा आता है, खासकर अगर उन्हें कुछ बढ़िया सौदे मिलते हैं, और संगठन को आयोजन से अतिरिक्त राजस्व प्राप्त होता है।
भोजन: भोजन और नाश्ता
भोजन किसी भी सम्मेलन कार्यक्रम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है! संभावना है कि आपको कन्वेंशन सेंटर, होटल, या अन्य स्थान जहां कार्यक्रम आयोजित किया जाएगा, से भोजन और नाश्ता खरीदने की आवश्यकता होगी। यदि कार्यक्रम दिन में जल्दी शुरू होता है तो आपको सुबह हल्का नाश्ता, प्लेटेड या बुफे लंच और दोपहर का नाश्ता करने की योजना बनानी चाहिए। कुछ आयोजनों में एक या अधिक रातों में शाम का भोजन भी शामिल होता है, खासकर यदि कोई पुरस्कार समारोह या विशेष शाम की मुख्य प्रस्तुति हो।
मेनू का ऑर्डर करते समय, विशेष आहार प्रतिबंधों को ध्यान में रखते हुए विभिन्न प्रकार के विकल्प रखना सुनिश्चित करें। यदि आप बुफ़े चयन की पेशकश कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि ऐसे लोगों के लिए विकल्प हैं जो ग्लूटेन, चीनी, गेहूं, नट्स या मांस जैसी चीज़ें नहीं खा सकते (या नहीं खाने का विकल्प चुनते हैं)। यह उन लोगों के लिए भी विकल्प उपलब्ध रखने की सलाह दी जाती है जो शाकाहारी जीवन शैली का पालन करते हैं। यदि आप प्लेटेड भोजन परोस रहे हैं, तो उपस्थित लोगों को उनके खाने के तरीके के अनुरूप भोजन चुनने की अनुमति दें। ऐसा करने का एक तरीका पंजीकरण फॉर्म पर एक अनुभाग शामिल करना है जहां प्रतिभागी आहार प्रतिबंध निर्दिष्ट कर सकते हैं या विशेष ऑर्डर दे सकते हैं।
किक-ऑफ रिसेप्शन
सम्मेलन की पहली रात को एक किक-ऑफ रिसेप्शन आयोजित करने पर विचार करें जो प्रतिभागियों को कार्यक्रम से जोड़ने और समर्थकों (विक्रेताओं और प्रायोजकों) को बढ़ावा देने पर केंद्रित हो। विचार यह है कि एक मज़ेदार कार्यक्रम की मेजबानी की जाए जिसमें लोग भाग लेने के लिए उत्सुक हों और इससे उन्हें अन्य उपस्थित लोगों के साथ संरचित तरीके से मेलजोल करने का मौका मिलेगा।
ये रिसेप्शन अक्सर ट्रेड शो फ्लोर पर आयोजित किए जाते हैं, जिससे उपस्थित लोगों को आरामदायक माहौल में प्रदर्शकों की पहली झलक मिलती है, जहां भोजन और पेय पदार्थ परोसे जाते हैं। यह उन विक्रेताओं और प्रायोजकों के लिए मूल्यवर्धित लाभ पैदा करता है जो प्रदर्शक बूथ रखने के लिए भुगतान करते हैं, क्योंकि इन रिसेप्शन में आमतौर पर सम्मेलन प्रतिभागियों द्वारा अच्छी तरह से भाग लिया जाता है।
आपको संभवतः प्रचार संबंधी विचार के बदले में इस प्रकार के आयोजन की लागत को कम करने के लिए एक प्रायोजक मिल सकता है। यदि आप रिसेप्शन पर शराब परोसने जा रहे हैं, तो प्रत्येक उपस्थित व्यक्ति को एक निश्चित संख्या में पेय टिकट देने पर विचार करें ताकि उन्हें कुछ पेय मुफ्त में मिल सकें। इससे लागत को नियंत्रित करने और अन्य संभावित देयता मुद्दों को भी कम करने में मदद मिलेगी। भोजन या अन्य प्रकार के पेय पदार्थों के लिए कोई शुल्क नहीं लिया जाना चाहिए।
सामाजिक संपर्क
उपस्थित लोगों को एक-दूसरे से जुड़ने और आराम से मेलजोल बढ़ाने के लिए अतिरिक्त अनौपचारिक तरीकों को शामिल करना एक अच्छा विचार है।उदाहरण के लिए, आप एक ट्वीटअप शामिल कर सकते हैं जो लोगों को मनोरंजक तरीके से जुड़ने की अनुमति देता है और साथ ही ईवेंट की सोशल मीडिया उपस्थिति को भी बढ़ाता है। इवेंट के लिए एक आधिकारिक हैशटैग चुनें, ताकि उपस्थित लोग अपने अनुभव ऑनलाइन साझा कर सकें।
उपस्थित लोगों को समूह कार्यक्रमों में भाग लेने के लिए साइन अप करने की अनुमति देना भी एक अच्छा विचार है, जिसके लिए वे स्वयं भुगतान करेंगे, जैसे कि कुछ प्रकार के रेस्तरां में भोजन, वक्ताओं या लेखकों के साथ जिनका काम कार्यक्रम में हाइलाइट किया गया है, या स्थानीय दर्शनीय स्थलों को देखने के लिए। यह उन लोगों के लिए विशेष रूप से फायदेमंद है जो अन्य लोगों के साथ भाग नहीं ले रहे हैं जिन्हें वे जानते हैं क्योंकि यह उन्हें अन्य उपस्थित लोगों को जानने और स्वयं बाहर जाने के बिना स्थानीय क्षेत्र में शामिल होने का एक तरीका प्रदान करता है।
मनोरंजन
मनोरंजन बड़े सम्मेलनों के लिए एक बढ़िया अतिरिक्त सुविधा हो सकता है, विशेष रूप से उनमें जो कई दिनों तक चलते हैं। कुछ बहु-दिवसीय सम्मेलनों में संगीत कार्यक्रम, हास्य प्रदर्शन या पार्टियाँ जैसे घंटों के कार्यक्रम शामिल होते हैं जिनमें प्रतिभागी भाग ले सकते हैं।उपस्थित लोगों के लिए प्रवेश को समग्र कार्यक्रम पंजीकरण शुल्क में शामिल किया जाना चाहिए, हालांकि आपको संभवतः उन्हें केवल मनोरंजन-केंद्रित हिस्से के लिए अतिरिक्त टिकट खरीदने की अनुमति भी देनी चाहिए। इस तरह, उन व्यावसायिक यात्रियों के लिए यह संभव है जो दोस्तों या परिवार के सदस्यों को साथ लाते हैं और इस प्रकार के आयोजनों में अपने यात्रा साथियों को भी शामिल करते हैं।
वर्कआउट ग्रुप
जब आप किसी सम्मेलन में शहर से बाहर हों तो अपने वर्कआउट रूटीन को ट्रैक पर रखना कठिन हो सकता है। यह तब मददगार हो सकता है जब कार्यक्रम आयोजक संगठित समूह व्यायाम गतिविधियों का शेड्यूल प्रकाशित करें। उदाहरण के लिए, आप स्थानीय क्षेत्र से परिचित एक समिति सदस्य को दैनिक सैर या दौड़ की मेजबानी करने के लिए कह सकते हैं, या जो लोग भाग लेना चाहते हैं उन्हें समूह फिटनेस कक्षाएं प्रदान करने के लिए कार्यक्रम स्थल पर एक क्षेत्र अलग रख सकते हैं।
अटेंडी द्वार पुरस्कार
लोगों को चीजें जीतना पसंद है, इसलिए कार्यक्रम के दौरान उपस्थित लोगों को पंजीकरण करने और पुरस्कार जीतने के तरीके प्रदान करना बहुत अच्छा हो सकता है।आप प्रायोजक संगठन द्वारा प्रदान किए गए पुरस्कारों के साथ-साथ विक्रेताओं द्वारा योगदान की गई वस्तुओं को भी शामिल कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, कुछ समूह व्यापार शो प्रदर्शकों द्वारा दान किए गए छोटे पुरस्कारों के साथ-साथ नकद भव्य पुरस्कार (संगठन या प्रायोजक द्वारा वित्त पोषित) प्रदान कर सकते हैं।
कई समूह उपस्थित लोगों को प्रत्येक प्रायोजक या पंजीकरण और भुगतान करने वाले पहले कई विक्रेताओं के नाम वाले बिंगो कार्ड प्रदान करके डोर पुरस्कार देने की प्रक्रिया का प्रबंधन करते हैं। उपस्थित लोगों को विशिष्ट टिकटें या हस्ताक्षर प्राप्त करने के लिए निर्दिष्ट बूथों पर जाना पड़ता है, फिर पूर्ण किए गए कार्डों को एक ड्राइंग में दर्ज किया जाता है। कार्ड पूर्व-निर्दिष्ट समय पर (आमतौर पर दिन के अंत में) निकाले जाते हैं, जिसमें उपस्थित प्रतिभागियों को पुरस्कार दिए जाते हैं।
कुछ आयोजनों में, जिन विक्रेताओं के पास पुरस्कार होते हैं, वे उपस्थित लोगों से व्यवसाय कार्ड एकत्र करके या उनके बैज से बार कोड स्कैन करके उन्हें पुरस्कार देते हैं।
प्रदर्शक द्वार पुरस्कार
कुछ समूह सम्मेलन के लिए वित्तीय सहायता प्रदान करने वाले व्यक्तियों और कंपनियों को आगे बढ़ाने के तरीके के रूप में प्रदर्शकों को डोर पुरस्कार भी प्रदान करते हैं।एक विकल्प अगले वर्ष के आयोजन के लिए निःशुल्क बूथ स्थान प्राप्त करने के लिए एक या दो प्रदर्शकों के नाम निकालना है। आप मज़ेदार पुरस्कार देने के लिए विक्रेता प्रतिनिधियों के नाम लिखने पर भी विचार कर सकते हैं जिन्हें पाकर उन्हें आनंद आएगा। वे इसकी सराहना करेंगे, और इससे उन्हें अपने नियोक्ताओं से अगले वर्ष भाग लेने के लिए आग्रह करने में मदद मिल सकती है!
मूल्यांकन
इस वर्ष उपस्थित लोगों के साथ-साथ विक्रेताओं और प्रायोजकों से प्रतिक्रिया प्राप्त करना महत्वपूर्ण है। इसमें शामिल सभी लोगों को मूल्यांकन फॉर्म पूरा करने का एक तरीका प्रदान करें। आप इवेंट में पेपर मूल्यांकन वितरित कर सकते हैं या कुछ दिनों के भीतर एक सर्वेक्षण भेजकर अनुवर्ती कार्रवाई कर सकते हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कैसे फीडबैक मांगते हैं, यह महत्वपूर्ण है कि आप ऐसा करें! यह भी महत्वपूर्ण है कि आप सुनें! परिणाम प्रकाशित करें और उस फीडबैक को लें जिसे आप अगले वर्ष के आयोजन की योजना बनाते समय ध्यान में रखते हैं।
एक शानदार सम्मेलन हो
हालाँकि यह हर संभव प्रकार की गतिविधि की एक सर्व-समावेशी सूची नहीं है जिसे एक सम्मेलन में शामिल किया जा सकता है, यह एक बेहतरीन प्रारंभिक बिंदु है।इन विचारों की समीक्षा करें और अपने अगले कार्यक्रम की योजना बनाने में शामिल अन्य लोगों को भी ऐसा करने के लिए प्रोत्साहित करें। आप जो सीखते हैं उसका उपयोग कुछ गतिविधियों का चयन करने के लिए करें और शुरुआती बिंदु के रूप में अन्य विचारों के बारे में सोचें जो आपके कार्यक्रम को आपके लक्षित दर्शकों के लिए और भी अधिक आकर्षक बनाने में मदद कर सकते हैं। वहां बहुत सारे सम्मेलन होते हैं, इसलिए यह सुनिश्चित करने के लिए कदम उठाना महत्वपूर्ण है कि आपके सम्मेलन मूल्यवान व्यावसायिक विकास के अवसर और संसाधन, साथ ही कुछ मनोरंजन भी प्रदान करें।
