रोजगार संदर्भ पत्र एक पूर्व पर्यवेक्षक या अन्य व्यक्ति का एक व्यक्तिगत प्रशंसापत्र है, जिसे आपके कार्य प्रदर्शन का प्रत्यक्ष ज्ञान है। जब आप नई नौकरी की तलाश में हैं, तो इस प्रकार का पत्र आपको अन्य आवेदकों से अलग दिखने में मदद कर सकता है।
किससे पूछें
यदि कोई संभावित नियोक्ता संदर्भ पत्र का अनुरोध करता है - या उसे देखने को तैयार है, तो यह आपके सर्वोत्तम हित में है कि दस्तावेज़ में विशिष्ट जानकारी हो कि आपसे नौकरी पर कैसा प्रदर्शन करने की उम्मीद की जा सकती है। आदर्श संदर्भ दस्तावेज़ किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा लिखा गया है जिसके साथ आपने निकटता से काम किया है और जिसका आपके बारे में सकारात्मक प्रभाव है।किसी पूर्व बॉस या सहकर्मी से आपके लिए एक पत्र लिखने के लिए पूछना एक अच्छा विचार है जिसके साथ आपके अच्छे संबंध थे।
शिक्षक और कॉलेज प्रोफेसर भी संदर्भ पत्रों के लिए अच्छे संसाधन हो सकते हैं। भले ही आपके पिछले प्रशिक्षकों ने वास्तविक नौकरी सेटिंग में आपके साथ काम नहीं किया हो, लेकिन इस बात की अच्छी संभावना है कि उन्हें आपकी कार्य नीति, महत्वाकांक्षाओं और व्यक्तित्व लक्षणों की ठोस समझ है जो आप कार्यस्थल में प्रदर्शित कर सकते हैं।
अनुरोध कब करें
किसी नोटिस पर काम करते समय
नौकरी छोड़ते समय सामान्य संदर्भ पत्र मांगना एक अच्छा विचार है, यह मानते हुए कि आप अच्छी शर्तों पर जा रहे हैं और कंपनी का एक प्रतिनिधि आपके प्रदर्शन के बारे में एक सकारात्मक पत्र लिखने को तैयार है। यदि आपको रोजगार समाप्त करते समय एक पत्र मिलता है, तो जिस व्यक्ति से आप दस्तावेज़ लिखने के लिए कह रहे हैं, उसे आपके कार्य प्रदर्शन की स्पष्ट याद होगी। रोजगार से अलग होने के समय एक या अधिक संदर्भ पत्र प्राप्त करने का मतलब है कि जब आप नौकरियों के लिए आवेदन करना शुरू करेंगे तो आपके पास दस्तावेज़ तैयार होगा।
काम छोड़ने के बाद
यदि आपको नौकरी छोड़ते समय रोजगार संदर्भ पत्र नहीं मिलता है, तो आप हमेशा वापस कॉल कर सकते हैं और ऐसे दस्तावेज़ का अनुरोध कर सकते हैं। हालाँकि, इस बात की संभावना हमेशा बनी रहती है कि आपकी क्षमताओं के बारे में प्रत्यक्ष जानकारी रखने वाले लोग समय बीत जाने के बाद कंपनी के लिए काम नहीं करेंगे। इसके अतिरिक्त, जब आप कुछ समय के लिए नौकरी से चले जाते हैं, तो आपके साथ निकटता से काम करने वाले व्यक्तियों को भी यह विवरण याद नहीं होगा कि आपने नौकरी में कैसा प्रदर्शन किया था। इन संभावित मुद्दों से बचने के लिए आमतौर पर पद छोड़ते समय एक पत्र मांगना सबसे अच्छा होता है।
प्रशिक्षण पूरा करने पर
यदि आप किसी प्रशिक्षक से संदर्भ पत्र के लिए पूछने की योजना बना रहे हैं, तो यह भी सबसे अच्छा है कि आप अध्ययन की कक्षा या प्रशिक्षण कार्यक्रम पूरा करते ही अपना अनुरोध करें जिसमें आप उसके साथ बातचीत कर रहे हैं। यदि आप बहुत देर तक प्रतीक्षा करते हैं, तो हो सकता है कि आप उस प्रशिक्षक को न ढूंढ पाएं जिससे आप पत्र लिखने के लिए कहना चाहेंगे, या हो सकता है कि उसे कक्षा में आपके प्रदर्शन की स्पष्ट यादें न हों।
विशेष परिस्थितियाँ
कुछ मामलों में, रोजगार आवेदन प्रक्रियाओं के लिए एक विशिष्ट फॉर्म पर वर्तमान संदर्भ पत्र की आवश्यकता होती है। यदि आप इस प्रकार की आवश्यकता के साथ नौकरी के लिए आवेदन करते हैं, तो आप उन सामान्य पत्रों का उपयोग नहीं कर पाएंगे जो आपने पिछली नौकरियां छोड़ते समय एकत्र किए थे। इस स्थिति में, आपको अपनी ओर से आवश्यक दस्तावेज़ पूरे करने के लिए पूर्व नियोक्ताओं और कार्यस्थल साथियों की तलाश करनी होगी।
अनुरोध कैसे करें
संदर्भ पत्र मांगते समय, जिस व्यक्ति से आप संपर्क कर रहे हैं उसके प्रति बहुत सम्मानजनक होना महत्वपूर्ण है। ध्यान रखें कि व्यक्ति को ना कहने का अधिकार है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप मांग करने के बजाय अनुरोध कर रहे हैं।
दृष्टिकोण
अपना अनुरोध करते समय व्यक्तिगत संपर्क करना सबसे अच्छा है। पहले उस व्यक्ति को फोन करें, फिर पुष्टि करने के लिए ईमेल के माध्यम से संपर्क करें और पत्र कहां भेजना है या आप इसे उठाएंगे या नहीं, इसके साथ ही आपको दस्तावेज़ की आवश्यकता कब होगी, इसके बारे में विशेष जानकारी प्रदान करें।वैकल्पिक रूप से, यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति से पूछ रहे हैं जिससे आप अभी भी काम या स्कूल में नियमित रूप से मिलते हैं, तो अपना प्रारंभिक अनुरोध आमने-सामने करें।
शब्दावली
आप जो कहने जा रहे हैं उसका पहले से अभ्यास करें ताकि आप अपने अनुरोध में बहुत स्पष्ट और विचारशील हों। कुछ इस तरह से विचार करें: "सू, जैसा कि आप जानते हैं, मेरे द्वारा XYZ कंपनी छोड़ने का प्राथमिक कारण अपनी डिग्री पूरी करने के लिए पूर्णकालिक स्कूल लौटना है। मैंने यहां इतना अनुभव प्राप्त किया है जो निश्चित रूप से भविष्य में मूल्यवान साबित होगा। मुझे उम्मीद है कि आप मेरी ओर से एक संदर्भ पत्र लिखने के इच्छुक होंगे जिसे मैं संभावित नियोक्ताओं के साथ साझा कर सकूंगा जब मैं कुछ वर्षों में काम पर वापस जाने के लिए तैयार हो जाऊंगा। क्या आप एक संक्षिप्त पत्र लिख सकते हैं जिसमें बताया गया हो कि मैं कैसे काम करता हूं पेशेवर माहौल में प्रदर्शन करें?"
एक बार जब आप अपना प्रारंभिक अनुरोध कर लें:
- यदि आप जिस व्यक्ति से पूछ रहे हैं वह मना कर देता है, तो बस उसे आपसे बात करने के लिए समय निकालने और किसी और से सहायता मांगने के लिए धन्यवाद दें।
- जब कोई व्यक्ति सहमत हो, तो धन्यवाद कहें और पूछें कि आप कैसे सहायता कर सकते हैं। कुछ मामलों में, आप पा सकते हैं कि व्यक्ति चाहता है कि आप उसे बताएं कि उसे क्या कहना है, जो अनुरोध किए जाने पर आपको प्रदान करना चाहिए।
- पत्र-लेखक को इस बारे में लिखित में विशिष्ट विवरण प्रदान करें कि पत्र को किस प्रकार संबोधित किया जाना चाहिए - यानी, क्या इसे किसी विशिष्ट व्यक्ति को लिखा जाना चाहिए या यदि आप एक सामान्य दस्तावेज़ की तलाश कर रहे हैं "जिससे इसका संबंध हो सकता है" ।
भविष्य की तैयारी
संदर्भ पत्र सुरक्षित करना भविष्य की अपनी नौकरी खोजों के लिए आज ही तैयारी शुरू करने का एक अच्छा तरीका है। एक बार जब आपके पास संदर्भ पत्र हो, तो इसे अपने बायोडाटा और रोजगार से संबंधित अन्य महत्वपूर्ण दस्तावेजों के साथ रखें ताकि जब भी आपको किसी नए पद के लिए आवेदन करने या साक्षात्कार का अवसर मिले तो आप इसकी एक प्रति प्रस्तुत कर सकें।
