प्रत्येक व्यवसाय बंद होने की स्थिति का अलग-अलग विवरण होता है। व्यवसाय का प्रकार यह तय करेगा कि व्यवसाय हमेशा के लिए बंद होने से पहले आपको, आपके ग्राहकों या आपूर्तिकर्ताओं को क्या कार्रवाई करनी होगी। अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने वाला एक अनुकूलित पत्र विकसित करने के लिए, एक नमूना पत्र से शुरुआत करें और अपनी विशेष स्थिति के विवरण को प्रतिबिंबित करने के लिए शब्दों को अनुकूलित करें।
व्यापार समापन पत्र टेम्पलेट्स
यदि आप किसी व्यवसाय को बंद करने की प्रक्रिया का प्रबंधन कर रहे हैं, तो आपके लिए अपने ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं को पत्र भेजना उचित हो सकता है।इन श्रोताओं के लिए नमूना पत्र यहां उपलब्ध कराए गए हैं। आप संबंधित छवि पर क्लिक करके प्रत्येक टेम्पलेट तक पहुंच सकते हैं। प्रत्येक टेम्पलेट एक अनुकूलन योग्य पीडीएफ दस्तावेज़ है जिसे आवश्यकतानुसार सहेजा और मुद्रित किया जा सकता है। दस्तावेज़ों के साथ काम करने में सहायता के लिए प्रिंट करने योग्य इस मार्गदर्शिका को देखें।
ग्राहक अधिसूचना
यह टेम्प्लेट ग्राहकों को यह बताने के लिए डिज़ाइन किया गया है कि कोई कंपनी बंद हो रही है। इस प्रकार का पत्र भेजना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि ग्राहकों को व्यवसाय बंद होने से पहले आपके स्थान से आइटम लेने या किसी अन्य प्रकार की कार्रवाई करने की आवश्यकता हो।
आपूर्तिकर्ता अधिसूचना
आपूर्तिकर्ताओं को सूचित करने के लिए इस पत्र का उपयोग करें कि आपका संगठन परिचालन बंद कर देगा, अंतिम खाता चालान, भुगतान और किसी भी बकाया मामले के समाधान के लिए पर्याप्त नोटिस देना सुनिश्चित करें।
व्यवसाय बंद करने का पत्र लिखने के कारण
एक बार जब आप अपना व्यवसाय बंद करने का निर्णय ले लेते हैं, तो अपने दरवाजे पर केवल 'बंद' का चिन्ह लटका देना उचित नहीं है। अपने ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं को औपचारिक पत्र के साथ समापन की घोषणा करना सबसे अच्छा है। वे आपके उत्पादों और सेवाओं को खरीदकर और आपूर्तिकर्ताओं के मामले में, आपको ऐसे उत्पाद और सेवाएँ प्रदान करके आपकी व्यावसायिक गतिविधियों में प्रमुख खिलाड़ी रहे हैं जो आपके व्यवसाय में सहायक थे। ग्राहक सेवा के आपके अंतिम कार्यों में से एक के रूप में, आपको उन्हें अग्रिम चेतावनी देनी होगी कि आपका व्यवसाय अब उपलब्ध नहीं होगा।
व्यवसाय समापन पत्र आपके वर्तमान व्यावसायिक संबंधों को पेशेवर तरीके से समाप्त करने और आपके ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं द्वारा उठाए जाने वाले किसी भी कदम को समझाने का एक शानदार तरीका है। इस प्रकार का पत्र भेजना उन लोगों के साथ संवाद करने और उन्हें समायोजित करने का एक अच्छा विश्वास प्रयास दर्शाता है जिनके साथ आपके संगठन ने व्यवसाय किया है।इससे यह सुनिश्चित करने में भी मदद मिल सकती है कि समापन से पहले सभी मामलों को संभाल लिया जाए, जिससे भविष्य में संभावित कानूनी मुद्दों को उत्पन्न होने से रोकने में मदद मिल सकती है।
बंद होने की अधिसूचना का समय
इस बारे में कोई सख्त नियम नहीं है कि आपको व्यवसाय समापन पत्र कब भेजना है। वास्तविक मेल तिथि कई कारकों पर निर्भर करेगी।
ग्राहक
आप चाहते हैं कि आपके विशेष ग्राहक आपसे आपके व्यवसाय बंद होने के बारे में सुनें, न कि अफवाहों के माध्यम से या बिना किसी अग्रिम सूचना के बंद दरवाजे की खोज के माध्यम से। नोटिस होने से आपके ग्राहकों को यह एहसास होता है कि आप सोचते हैं कि वे विशेष हैं और उन्हें आपके साथ कोई भी आवश्यक अंतिम व्यावसायिक लेनदेन करने का अवसर मिलता है।
सामान्य तौर पर, समापन तिथि से कम से कम 30 दिन पहले एक समापन अधिसूचना पत्र मेल करने या अपने मासिक बिल में पत्र की एक प्रति शामिल करने पर विचार करें। ड्राई क्लीनर या मरम्मत की दुकान जैसे सेवा व्यवसाय को ग्राहकों को अंदर आने और अपना सामान लेने के लिए पर्याप्त समय देने की आवश्यकता होगी।एक खुदरा व्यवसाय संभवतः अपनी इन्वेंट्री को कम करने के लिए बिक्री के लिए बहुत सारा समय छोड़ना चाहेगा, बिक्री शुरू होने से पहले व्यवसाय समापन पत्र जारी किया जाएगा।
आपूर्तिकर्ता
ऑपरेशन की अंतिम तिथि से कम से कम 60 दिन पहले बंद करने के अपने इरादे के बारे में आपूर्तिकर्ताओं को सूचित करना आम तौर पर सबसे अच्छा होता है। इससे खातों के निपटान और बंद करने के लिए पर्याप्त समय मिल जाएगा।
भविष्य की योजनाओं पर विशेष विचार
यदि आप कोई व्यवसाय बेच रहे हैं और उसके तुरंत बाद संबंधित नया व्यवसाय खोलने की योजना बना रहे हैं, तो आप दोनों के बीच समय की मात्रा को कम करना चाह सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप अपनी हाउसकीपिंग फ्रेंचाइजी बेच रहे हैं और अपनी खुद की हाउसकीपिंग सेवा खोल रहे हैं, तो आप समापन तिथि से ठीक पहले तक व्यवसाय समापन पत्र भेजने से रोकने का निर्णय ले सकते हैं।
अपने पत्र में क्या बताएं
व्यवसाय समापन पत्र का मुख्य लक्ष्य व्यवसाय समापन के विवरण को स्पष्ट रूप से व्यक्त करना और पाठक को उनके व्यवसाय या सेवा के लिए ईमानदारी से धन्यवाद देना है। इन पत्रों को प्रभावी होने के लिए लंबे समय तक चलने की आवश्यकता नहीं है। पत्र होना चाहिए:
- पाठक को व्यवसाय बंद होने की तारीख बताएं
- पाठक को किसी भी चीज़ के बारे में सूचित करें जो उन्हें करने की आवश्यकता है (जैसे कि उनकी ड्राई क्लीनिंग लेना, उनके बकाया बिल का भुगतान करना, या व्यावसायिक बिक्री से बाहर जाने के लिए आना)
- पाठक को बताएं कि उन्हें अपने प्रश्न कहां निर्देशित करने हैं
- ग्राहक या आपूर्तिकर्ता को उनके व्यवसाय के लिए धन्यवाद
पत्र में यह कारण बताना आवश्यक नहीं है कि व्यवसाय क्यों बंद किया जा रहा है। यदि कारण अच्छी खबर है, जैसे कि मालिक की सेवानिवृत्ति, तो आप कारण को पत्र में शामिल करने का निर्णय ले सकते हैं। अन्यथा, आमतौर पर पत्र को उन विषयों पर केंद्रित करना सबसे अच्छा होता है जो पाठक के लिए महत्वपूर्ण हैं, जैसे कि उन्हें क्या करना है और कब तक करना है।
रिश्ता बनाए रखें
व्यावसायिक रिश्ते को हमेशा सकारात्मक भाव से छोड़ना पसंद किया जाता है। भले ही आप कभी किसी व्यक्ति से दोबारा मिलने या उसके साथ काम करने की योजना न बनाएं, लेकिन व्यवसाय समापन पत्रों में मददगार, सकारात्मक और ईमानदार होना सबसे अच्छा है।आपकी व्यावसायिकता व्यवसाय को बंद करना आसान बना देगी और यदि आपकी भविष्य की व्यावसायिक योजनाएँ आपको भविष्य में इन्हीं व्यक्तियों के साथ काम करने के लिए प्रेरित करती हैं तो यह आपको एक शुरुआत दे सकती है।
