पारंपरिक रूप से व्यवसायों द्वारा उपयोग किया जाता है, बेंचमार्किंग आपके गैर-लाभकारी संगठन के समान संगठन या विभाग की ताकत का मूल्यांकन करने और आपके काम की तुलना उनके साथ करने की एक प्रक्रिया है। जब गैर-लाभकारी संस्थाएं अनुदान निधि सुरक्षित करना चाहती हैं, तो इन बेंचमार्क का उपयोग अक्सर संगठन की दक्षता का मूल्यांकन करने के लिए एक उपकरण के रूप में किया जाता है।
बेंचमार्क क्या है?
एक बेंचमार्क एक माप है जो समान, सफल गैर-लाभकारी संस्थाओं की तुलना में आपके अतीत और वर्तमान प्रदर्शन को दर्शाता है - आमतौर पर वित्त के संदर्भ में।यह माप आपको अपने भविष्य के धन उगाहने और प्रोग्रामिंग प्रयासों को बेहतर बनाने के साधन के रूप में अपने संगठन की ताकत और कमजोरियों का मूल्यांकन करने की अनुमति देता है।
बेंचमार्किंग के चरण
चाहे आप पहली बार बेंचमार्क बना रहे हों या वर्तमान को अपडेट कर रहे हों, ऐसे कई चरण हैं जो प्रक्रिया को सुचारू रूप से चलाते हैं। निम्नलिखित प्रक्रिया आज़माएँ.
एक टीम बनाएं
गैर-लाभकारी संगठन कम बजट के कारण कर्मचारियों की कमी के लिए कुख्यात हैं, इसलिए आपको केंद्रित व्यक्तियों की एक टीम बनाने की आवश्यकता होगी जो आपकी वित्तीय स्थिति को निर्धारित करने में एक साथ काम कर सकें। ऑडिटर एंडी माफ़िया का सुझाव है कि इस टीम में सबसे सामंजस्यपूर्ण परिप्रेक्ष्य प्राप्त करने के लिए वित्तीय निर्णय लेने वाले और उनसे प्रभावित होने वाले दोनों को शामिल करना चाहिए।
अपने भविष्य के दृष्टिकोण और प्रश्नों को परिभाषित करें
एसकेआर+सीओ के लेखांकन पेशेवरों का कहना है कि आपके संगठन को वास्तव में क्या मापने की आवश्यकता है, इसे परिभाषित करना बेंचमार्क प्रक्रिया में पहला कदम है।अपने भविष्य के लक्ष्यों और मिशनों और उन कार्यक्रमों को बेहतर बनाने के लिए आवश्यक साधनों पर ध्यान केंद्रित करें। आरंभ करने के लिए कुछ मानक चुनें, विशेष रूप से वे क्षेत्र जिन पर आप निकट भविष्य में ध्यान केंद्रित करने की योजना बना रहे हैं।
विचार-विमर्श में निम्नलिखित शामिल हैं:
- कार्यक्रम दक्षता
- धन उगाहने की दक्षता
- व्यय योग्य इक्विटी या आरक्षित
- कार्यक्रम राजस्व
- औसत योगदान
बेंचमार्क लिखें
अच्छे बेंचमार्क ठोस और टिकाऊ फंडिंग के संकेतक हैं। दूसरे शब्दों में, अनुदान निर्माता उन संगठनों को देना चाहते हैं जो जानते हैं कि वे कहाँ जा रहे हैं और वे वहाँ कैसे पहुँच रहे हैं।
उदाहरण के लिए, एक संगठन को लें जिसका मिशन "साक्षरता को बढ़ावा देकर शहर के भीतरी बच्चों के जीवन में सुधार लाना" है। बेंचमार्क को यह बताने की आवश्यकता है:
- विशेष रूप से साक्षरता को बढ़ावा देने के लिए संगठन क्या करने जा रहा है
- संगठन कैसे मूल्यांकन करने की योजना बना रहा है कि वह सफल हो रहा है
- विशिष्ट और मापने योग्य उद्देश्य जिसमें न केवल बेंचमार्क कब हासिल किया जाएगा इसके लिए एक समयरेखा शामिल है बल्कि मूल्यांकन के लिए एक विधि भी शामिल है
- संगठन के मिशन वक्तव्य के साथ उद्देश्य कैसे फिट बैठता है
एक खराब बेंचमार्क कह सकता है "इनर सिटी लिटरेसी प्रोजेक्ट (ICLP) स्थानीय स्कूलों के साथ काम करके साक्षरता में सुधार करेगा।" यह कथन अस्पष्ट है और साक्षरता में कब और कैसे सुधार होगा इसके बारे में विशेष जानकारी नहीं देता है। इस परिदृश्य में एक बेहतर मानदंड यह होगा कि "आईसीएलपी प्रति वर्ष दो बार पुस्तक अभियान और पुस्तक मेले आयोजित करके यह सुनिश्चित करके साक्षरता में सुधार करने के लिए काम करेगा कि इस जिले की प्रत्येक कक्षा में दो वर्षों के भीतर कम से कम 100 पुस्तकों की एक कक्षा पुस्तकालय हो। धन उगाहने वाले कार्यक्रम प्रदान करेंगे राजधानी को अगले पांच वर्षों में जिले के सभी नए प्राथमिक विद्यालय के शिक्षकों को कम से कम तीन शिक्षक कार्यशालाएं प्रदान करने और सलाहकार प्रदान करने के लिए कहा गया है।"
डेटा एकत्र करें और तुलना करें
प्रत्येक चुने गए बेंचमार्क के लिए अपनी एजेंसी की अतीत और वर्तमान वित्तीय रिपोर्ट से उचित डेटा एकत्र करके प्रारंभ करें। यदि आप एक बड़े संगठन का हिस्सा हैं, तो सबसे अधिक राजस्व या सबसे अधिक धन उगाहने की क्षमता वाले विभागों या टीमों की पहचान करें और अपने विभागों की संख्या की तुलना उनके साथ करें।
संगठन अपने मेट्रिक्स की तुलना समान मिशन और राजस्व वाले संगठनों से भी कर सकते हैं। इसके लिए आपको अपने जैसे अन्य संगठनों से समान डेटा एकत्र करने की आवश्यकता है। ब्रिजस्पैन समूह सुझाव देता है कि वेबसाइट विज़िट, साक्षात्कार और वार्षिक रिपोर्ट समान गैर-लाभकारी संस्थाओं से जानकारी प्राप्त करने के बेहतरीन तरीके हैं। आप अक्सर चैरिटी वॉचडॉग वेबसाइटों पर कर फॉर्म और वार्षिक रिपोर्ट पा सकते हैं। आप इसकी तुलना करने के लिए बस डेटा को देख सकते हैं या ऐसे कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम में निवेश कर सकते हैं जो अधिक वैज्ञानिक तुलना प्रदान करते हैं।
बेंचमार्क मूल्यांकन
यह न केवल इस बात पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है कि आप क्या हासिल करना चाहते हैं बल्कि यह भी जानना महत्वपूर्ण है कि आपने अपना लक्ष्य पूरा कर लिया है या नहीं।अधिकांश संगठन आंतरिक रूप से, अपने स्वयं के कर्मचारियों के बीच और अवसर पर बाह्य रूप से मूल्यांकन करेंगे। ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप किसी संगठन के बेंचमार्क का मूल्यांकन कर सकते हैं। एक वित्तीय सलाहकार, सीपीए फर्म, या अन्य स्वतंत्र पेशेवर को लाने से आपको ताज़ा, वस्तुनिष्ठ राय मिल सकती है और अधिक आधिकारिक मूल्यांकन की पेशकश की जा सकती है। संगठन के भीतर नियमित मूल्यांकन करने का लाभ यह है कि सदस्य यह मूल्यांकन करने के लिए एक अद्वितीय स्थिति में होते हैं कि कोई चीज़ काम क्यों कर रही है या नहीं कर रही है।
दूसरों से सीखें
संसाधनों और फंडिंग की कमी के कारण, कई गैर-लाभकारी संस्थाएं सुधार के तरीकों पर शोध करने के लिए समय समर्पित करने के बजाय जो पहले ही किया जा चुका है उस पर भरोसा करने की स्थिति में हैं। बेंचमार्किंग संगठनों को सफल वैकल्पिक दृष्टिकोण खोजने के प्रयास में समान गैर-लाभकारी संस्थाओं को देखने का मौका देता है।
