यदि आपके संगठन को किसी भी प्रकार की फंडिंग प्राप्त होती है, तो धन्यवाद पत्र देना आवश्यक है। धन्यवाद पत्र भेजकर दानदाताओं के साथ संबंधों को मजबूत करने से न केवल भविष्य की फंडिंग सुरक्षित करने में मदद मिलेगी बल्कि दानकर्ता को यह जानने का एक तरीका मिलेगा कि आप उनके समर्थन की सराहना करते हैं। पत्र उपहार के रिकॉर्ड के रूप में भी काम करते हैं और अक्सर कर उद्देश्यों के लिए उपयोग किए जा सकते हैं।
प्रिंट करने योग्य दान धन्यवाद पत्र
कई संगठनों को साल भर उनके विभिन्न प्रयासों के लिए दान मिलता है। दान पत्रों के लिए संलग्न मुद्रण योग्य धन्यवाद पत्र को आपके डेस्कटॉप पर सहेजा जा सकता है या आवश्यकतानुसार मुद्रित किया जा सकता है।वे आपके संगठन के लिए धन्यवाद पत्र तैयार करते समय एक सहायक मार्गदर्शक के रूप में काम कर सकते हैं और उन लोगों को धन्यवाद देते समय उपयोगी होंगे जिन्होंने आपके मिशन का समर्थन किया है। यदि आपको पत्र डाउनलोड करने में सहायता की आवश्यकता है, तो इन उपयोगी युक्तियों को देखें।
दाता दान धन्यवाद पत्र
दान के सबसे बुनियादी और शायद सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले धन्यवाद पत्रों में से एक वित्तीय दान के लिए धन्यवाद पत्र है। आपके वित्तीय दान पत्र के लिए संलग्न धन्यवाद आपको धर्मार्थ दान प्राप्त होते ही भेजा जा सकता है। यह मूल रूप से दानकर्ता को उनके योगदान के लिए धन्यवाद देता है और भविष्य में जुड़ने के अवसरों के लिए दरवाजा खुला छोड़ देता है। इसका उपयोग कर-उद्देश्यों के लिए भी किया जा सकता है और यह आपके योगदान के लिए रिकॉर्ड के रूप में कार्य करता है।
प्रायोजन धन्यवाद पत्र
दान का एक अन्य सामान्य प्रकार प्रायोजन है। कई व्यवसाय और व्यक्ति एक विशेष कार्यक्रम को प्रायोजित करने का निर्णय लेते हैं और ऐसा करने के लिए आर्थिक रूप से योगदान करते हैं।आपके प्रायोजन पत्र के लिए संलग्न धन्यवाद उन लोगों को भेजा जा सकता है जिन्होंने आपके संगठन के कार्यक्रम को प्रायोजित किया है। इस प्रकार के पत्र में दान की राशि के साथ-साथ प्रायोजन के बदले में दिए जाने वाले किसी भी लाभ का विवरण दिया जाता है जैसे कि प्रायोजित कार्यक्रम के टिकट या मान्यता।
उपस्थिति धन्यवाद पत्र
एक विशेष कार्यक्रम आयोजित करने के बाद, संगठन उन लोगों को धन्यवाद पत्र भेजते हैं जिन्होंने कार्यक्रम में भाग लिया है। किसी विशेष कार्यक्रम में भाग लेने के लिए संलग्न धन्यवाद पत्र किसी भी व्यक्ति को भेजा जा सकता है जिसने किसी चैरिटी लाभ में भाग लिया हो और ऐसा करने के लिए धन का योगदान दिया हो। इस प्रकार के पत्र में घटना की तारीख और दान का कितना हिस्सा कर-कटौती योग्य है, शामिल होना चाहिए। इसमें भविष्य की किसी भी घटना का भी उल्लेख किया जा सकता है और कर उद्देश्यों के लिए इसका उपयोग किया जा सकता है।
व्यावसायिक योगदान धन्यवाद पत्र
आपके उद्देश्य के लिए दान देने वाले व्यवसायों को धन्यवाद देना न भूलें। संलग्न कॉर्पोरेट धन्यवाद पत्र उन व्यवसायों को भेजा जा सकता है जिन्होंने आपके संगठन में योगदान भेजा है। यह आपके संगठन के लिए प्रशंसा व्यक्त करने और व्यवसाय को दान का रिकॉर्ड प्रदान करने का एक शानदार तरीका है।
बेसिक थैंक यू लेटर एनाटॉमी
जब आप विभिन्न दान पत्र टेम्पलेट्स देख रहे हों, तो ध्यान रखें कि सभी पत्रों में समान बुनियादी जानकारी होनी चाहिए। ध्यान रखने योग्य कुछ बातें शामिल हैं:
- अपने काम से व्यक्तिगत संबंध बनाएं।
- दाता को दिखाएं कि उनके धन का उपयोग कैसे किया जा रहा है।
- अपने मिशन के लिए एक विज़न बनाएं.
- आप कहां जा रहे हैं इसकी एक झलक दिखाएं.
यदि आप अपने धन्यवाद पत्र को रसीद के साथ जोड़ने की योजना बना रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप वह सभी जानकारी भी शामिल करें जो एक धर्मार्थ दान रसीद में मौजूद होनी चाहिए।
रचनात्मक दान धन्यवाद पत्र लिखने के लिए युक्तियाँ
दान के लिए धन्यवाद पत्र आपके संगठन के उद्देश्य और पत्र प्राप्तकर्ताओं के आधार पर या तो औपचारिक और व्यवसाय-जैसे या मज़ेदार और रचनात्मक हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप कैंसर अनुसंधान निधि संचयन के लिए कॉर्पोरेट प्रायोजकों को धन्यवाद भेज रहे हैं, तो आप अधिक औपचारिक होना चाहेंगे। हालाँकि, यदि आप किसी युवा खेल कार्यक्रम के लिए कॉर्पोरेट प्रायोजकों को धन्यवाद भेज रहे हैं, तो आप उन्हें थोड़ा और मज़ेदार बना सकते हैं। अपने ब्रांड और अपने दर्शकों को जानें, फिर तय करें कि किस प्रकार की रचनात्मकता उपयुक्त है।
मजेदार थीम का उपयोग करें
मज़ेदार कॉर्पोरेट थीम का उपयोग करने से आपके दान पत्र को अलग दिखने में मदद मिल सकती है क्योंकि यह सामंजस्यपूर्ण लगेगा, आपके अद्वितीय कार्यक्रम या संगठन से जुड़ा होगा, और उन लोगों के लिए यादगार होगा जिन्हें बहुत सारे मानक पत्र प्राप्त हो सकते हैं।ऐसी थीम चुनें जो आपके संगठन या कार्यक्रम से मेल खाती हो जैसे किसी पशु आश्रय के लिए पंजा प्रिंट। समन्वित और यादगार लुक के लिए थीम को अपने डिज़ाइन, प्रारूप, फ़ॉन्ट, शब्दों, लिफाफे और टिकटों (यदि संभव हो) में शामिल करें।
बुनियादी श्वेत पत्र से आगे बढ़ें
मानक कॉपी पेपर को छोड़ें और मज़ेदार पेपर डिज़ाइन विकल्पों के साथ अपने दान पत्र को एक अनोखा रूप दें।
- ऐसे कागज का उपयोग करें जिसका रंग वही हो जो आपके लोगो में है ताकि आसानी से पहचाना जा सके कि यह आपका है।
- औपचारिक तरीके से दृश्य अपील के लिए पत्र की पृष्ठभूमि में एक वॉटरमार्क लोगो जोड़ें।
- पत्र के चारों ओर छोटे हाथ वाले इमोजी जैसे अंगूठा ऊपर करना, ताली बजाना और कृतज्ञता के मौन संकेत के रूप में उंगली का इशारा करते हुए एक अच्छा बॉर्डर बनाएं।
- ऐसे रंगीन लिफाफे चुनें जो आपके लेटर पेपर से मेल खाते हों।
डिलीवरी के साथ रचनात्मक बनें
यदि आपका डिलीवरी संदेश है तो आपके पत्र का तमाशा होना ज़रूरी नहीं है। असामान्य वितरण विधियों को चुनकर किसी पत्र की प्राप्ति को यादगार बनाएं।
- अक्षरों को व्यक्तिगत रूप से सौंपने से पहले उन्हें रचनात्मक आकार में मोड़ने के लिए ओरिगेमी जैसी कागज मोड़ने की तकनीक का उपयोग करें।
- प्रत्येक पत्र को एक गायन तार के रूप में वितरित करें।
- शिपिंग से पहले पत्रों को पतले उपहार बक्से या किसी अन्य मज़ेदार बर्तन में रखें।
- एक कंपनी चुंबक, मुफ्त कूपन, या अन्य छोटी, साधारण मुफ्त चीजें शामिल करें जो पत्र खोलते ही निकल जाएंगी ताकि वे आपको पूरे साल याद रख सकें।
- पत्र को एक आकर्षक उपहार की तरह दिखाने के लिए रिबन से सुरक्षित करें।
प्रत्येक अक्षर को वैयक्तिकृत करें
प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए कस्टम तत्व जोड़कर सुनिश्चित करें कि आपके पत्र धन्यवाद पत्र की तुलना में अधिक व्यक्तिगत लगें।
- प्रत्येक अक्षर पर अलग-अलग रंग के पेन से हाथ से हस्ताक्षर करें.
- अपनी कंपनी या ईवेंट के साथ बातचीत करते हुए प्राप्तकर्ता की एक तस्वीर जोड़ें।
- प्रत्येक पत्र को संपूर्ण रूप से हाथ से लिखने के लिए अन्य कर्मचारियों के साथ मिलकर काम करें।
सकारात्मक दाता संबंध बनाएं
सही धन्यवाद पत्रों के साथ, आप दाताओं के साथ ऐसे रिश्ते बना सकते हैं जो वर्षों तक चलते हैं। पत्र प्राप्तकर्ता दिखावे और शब्दों के आधार पर यह बताने में सक्षम होंगे कि आपका धन्यवाद कितना ईमानदार है, इसलिए उन्हें वास्तव में विचारशील बनाने में बहुत समय और प्रयास लगाएं।
