आंतरिक राजस्व सेवा (आईआरएस) डब्ल्यू-9 फॉर्म का शीर्षक "करदाता पहचान संख्या और प्रमाणन के लिए अनुरोध" है। यह आईआरएस दस्तावेज़ कुछ करदाताओं से बुनियादी कर जानकारी एकत्र करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जो व्यक्ति या व्यवसाय हो सकते हैं।
फॉर्म W-9 का उद्देश्य
सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण, W-9 एक कंपनी को उन करदाताओं के बारे में बुनियादी जानकारी प्रदान करता है जिनके साथ वह व्यापार करती है। यह उन्हें आईआरएस को प्रदान की गई सेवाओं के लिए करदाता को भुगतान की गई राशि की रिपोर्ट करने की अनुमति देता है। संयुक्त राज्य अमेरिका के नागरिकों और निवासी विदेशी व्यक्तियों, निगमों, ट्रस्टों और अन्य प्रकार की व्यावसायिक संस्थाओं को, जिनकी कमाई पर कर नहीं रोका जाता है, उन्हें W-9 भरना होगा, जबकि अनिवासी विदेशी या विदेशी व्यक्तियों को इसके बजाय फॉर्म W-8 भरना होगा।
यदि कोई करदाता W-9 भरकर वापस नहीं करता है या गलत या अपूर्ण करदाता पहचान संख्या (TIN) प्रदान करता है, तो करदाता को भुगतान की गई कोई भी धनराशि बैकअप रोक के अधीन हो सकती है। इस स्थिति में, कंपनी करदाता को देय आय का 28% रोक लेगी और रोके गए हिस्से को आईआरएस को भेज देगी। यह संघीय एजेंसी का यह सुनिश्चित करने का तरीका है कि उचित करों का भुगतान किया जाए, भले ही करदाता की सही पहचान न हो।
W-9s की आवश्यकता कब होती है?
किसी व्यवसाय को किसी व्यक्ति या कंपनी से W-9 प्राप्त करने की आवश्यकता होती है जिसके लिए उसे आईआरएस के साथ एक सूचना रिटर्न दाखिल करना होगा। उदाहरण के लिए, कंपनी की नई वेबसाइट को डिजाइन करने के लिए एक स्वतंत्र ठेकेदार को काम पर रखने वाले व्यवसाय को आईआरएस के साथ 1099-एमआईएससी फॉर्म दाखिल करने की आवश्यकता होगी ताकि यह रिपोर्ट किया जा सके कि उसने वेब डिजाइनर को कितना भुगतान किया है।
संपूर्ण 1099-एमआईएससी दाखिल करने के लिए, व्यवसाय को ठेकेदार की पहचान जानकारी - नाम, टिन, पता, इत्यादि की आवश्यकता होती है।व्यवसाय को वह जानकारी प्राप्त करने के लिए ठेकेदार से W-9 फॉर्म एकत्र करना होगा। इसी तरह, व्यवसाय अक्सर कॉर्पोरेट विक्रेताओं से W-9 फॉर्म का अनुरोध करेंगे ताकि उनके पास आईआरएस द्वारा आवश्यक अपने व्यावसायिक खर्चों की रिपोर्ट करने के लिए आवश्यक जानकारी हो।
W-9 रिकॉर्ड्स रिटेंशन
अधिकांश कर दस्तावेजों की तरह, व्यवसायों को अंतिम प्रासंगिक कर रिटर्न दाखिल करने के बाद (या रिटर्न की नियत तारीख, यदि बाद में) कम से कम तीन साल तक सभी W-9 फॉर्म की प्रतियां रखनी चाहिए। उपरोक्त उदाहरण में, यदि व्यवसाय ने 2017 में वेब डिजाइनर के साथ अनुबंध किया था और उसने वर्ष के अंत से पहले अपना काम पूरा कर लिया था, तो व्यवसाय को अपना W-9 फॉर्म कम से कम 16 अप्रैल, 2021 तक रखना चाहिए (यह मानते हुए कि व्यवसाय ने 2017 में अपना आवेदन दाखिल किया था) 15 अप्रैल 2018 को टैक्स रिटर्न).
W-9 फॉर्म कैसे भरें
वास्तविक W-9 काफी छोटा और अपेक्षाकृत सीधा है। इसमें तीन मुख्य भाग होते हैं: व्यक्तिगत जानकारी, टिन और प्रमाणीकरण।
व्यक्तियों के लिए व्यक्तिगत सूचना अनुभाग
लाइन 1 पर, व्यक्तिगत करदाताओं को अपना नाम प्रदान करना होगा जैसा कि उनके कर रिटर्न पर दिखाई देता है। भले ही वे तकनीकी रूप से एक व्यावसायिक इकाई हैं, एकल मालिकों को इस अनुभाग में अपना कानूनी नाम अवश्य रखना होगा।
एकमात्र मालिक दूसरी पंक्ति में अपना नाम दोहराते हैं, जिसमें 'व्यवसाय का नाम या अस्वीकृत इकाई का नाम' कहा जाता है। यहां, वे अपना पूरा नाम और अक्षर डीबीए डालते हैं, जिसका अर्थ है 'व्यवसाय करना', इसके बाद व्यवसाय का काल्पनिक नाम, यदि कोई हो, डाला जाता है। उदाहरण के लिए, यदि जॉन स्मिथ स्पीडी प्लंबिंग का एकमात्र मालिक होता, तो वह पहली पंक्ति को जॉन स्मिथ के रूप में और दूसरी पंक्ति को जॉन स्मिथ डीबीए स्पीडी प्लंबिंग के रूप में भरता।
अगला, करदाता नाम रेखाओं के नीचे स्थित 'व्यक्तिगत/एकमात्र मालिक' बॉक्स की जांच करता है। करदाता को पंक्ति 5 और 6 पर अपना डाक पता भी प्रदान करना होगा। ग्राहक की जानकारी इस क्षेत्र में फॉर्म के दाईं ओर शामिल की जा सकती है, लेकिन इसकी आवश्यकता नहीं है।
व्यवसायों के लिए व्यक्तिगत सूचना अनुभाग
व्यवसायों या अन्य संस्थाओं को अपना कानूनी नाम (बिल्कुल वैसा ही जैसा उनके कर रिटर्न पर दिखाई देता है) लाइन 1 पर रखना होगा। यदि व्यवसाय का कोई व्यापार नाम या डीबीए भी है, तो वह लाइन 2 पर जाता है।
इसके बाद, करदाता यह दर्शाते हुए बॉक्स को चेक करता है कि व्यवसाय इकाई को उसकी कानूनी संरचना के संदर्भ में कैसे वर्गीकृत किया गया है। आपको यह निर्दिष्ट करना होगा कि इकाई सी कॉर्पोरेशन, एस कॉर्पोरेशन, पार्टनरशिप, सीमित देयता कंपनी (एलएलसी) आदि है या नहीं।
यदि व्यवसाय एकल-सदस्यीय एलएलसी है, तो 'एलएलसी' बॉक्स के बजाय 'व्यक्तिगत/एकमात्र मालिक' बॉक्स को चेक करें। एलएलसी जिन्होंने कराधान का एक वैकल्पिक रूप चुना है (उदाहरण के लिए एक एलएलसी जिसने एस कॉर्पोरेशन के रूप में कर लगाने के लिए चुना है) फॉर्म के निर्देशानुसार एलएलसी चेकबॉक्स के बगल वाले स्थान पर कर वर्गीकरण कोड दर्ज करेंगे।
इकाई का मुख्य डाक पता पंक्ति 5 और 6 में प्रदान किया जाना चाहिए। ग्राहक का पता डाक पता अनुभाग के दाईं ओर के स्थान में भी जोड़ा जा सकता है, लेकिन यह आवश्यक नहीं है।
छूट
अधिकांश करदाता पंक्ति 4 में रिक्त स्थान छोड़ देंगे। पंक्ति 4 में पहला स्थान इंगित करता है कि करदाता को बैकअप रोक से छूट प्राप्त है। व्यक्तियों और एकमात्र मालिकों को बैकअप रोक से लगभग कभी भी छूट नहीं मिलेगी, लेकिन कुछ स्थितियों में निगमों को छूट है। भुगतानकर्ता कोड और परिस्थितियाँ W-9 के तीसरे पृष्ठ पर सूचीबद्ध हैं। यदि आप इनमें से किसी एक शर्त के लिए अर्हता प्राप्त करते हैं, तो आप पंक्ति 4 के लिए पहले स्थान पर उचित कोड संख्या डालेंगे।
पंक्ति 4 का FATCA अनुभाग केवल तभी लागू होता है यदि आप किसी विदेशी वित्तीय संस्थान को W-9 जमा कर रहे हैं और आपको विदेशी खाता कर अनुपालन अधिनियम (FATCA) रिपोर्टिंग से छूट प्राप्त है। उस स्थिति में, यह देखने के लिए कि क्या आप योग्य हैं, W-9 फॉर्म के तीसरे पृष्ठ पर कोड और कारणों की सूची की समीक्षा करें और पंक्ति 4 में FATCA स्थान पर उचित कोड पत्र रखें।संदेह होने पर, फॉर्म का अनुरोध करने वाले वित्तीय संस्थान से पूछें कि आपको यह स्थान भरना चाहिए या नहीं।
खाता संख्या की जानकारी
व्यक्तिगत जानकारी अनुभाग की अंतिम पंक्ति 'खाता संख्या' को संदर्भित करती है। यहां, करदाता प्रत्याशित कर देयता दायित्वों के लिए करों या पूर्व भुगतान का भुगतान करने के लिए आईआरएस के साथ अपने किसी भी खाते को सूचीबद्ध करता है। यह जानकारी वैकल्पिक है और इसे आमतौर पर खाली छोड़ा जाना चाहिए।
करदाता पहचान संख्या (TIN)
TIN अनुभाग पूरा किया जाना चाहिए भले ही करदाता एक व्यक्तिगत, एकमात्र मालिक या व्यावसायिक इकाई हो।
- व्यक्ति अपना सामाजिक सुरक्षा नंबर फॉर्म के दाईं ओर दिए गए स्थान पर रखें।
- एकमात्र मालिक और एकल-सदस्य एलएलसी या तो अपने सामाजिक सुरक्षा नंबर या अपने नियोक्ता पहचान संख्या (ईआईएन) का उपयोग कर सकते हैं, हालांकि आईआरएस सामाजिक सुरक्षा नंबरों को प्राथमिकता देता है।
- भले ही कोई विशिष्ट व्यक्ति इकाई के लिए जिम्मेदार हो, अन्य प्रकार की व्यावसायिक संस्थाएं अपना ईआईएन दिए गए स्थान पर रखती हैं।
प्रमाणन अनुभाग
इस अनुभाग में, करदाता फॉर्म पर हस्ताक्षर करता है और प्रमाणित करता है कि इसमें दी गई जानकारी सत्य है। प्रदान करने में विफल रहने या जानबूझकर गलत जानकारी दाखिल करने पर करदाता को दंड का सामना करना पड़ता है।
W-9 अनुपालन
चाहे आप एक स्वतंत्र ठेकेदार हों या ग्राहक को सेवाएं प्रदान करने वाला व्यवसाय हों या यदि आप एक ऐसी कंपनी हैं जो सेवाएं प्रदान करने के लिए व्यक्तियों या व्यावसायिक संस्थाओं को काम पर रखती है, तो कर अनुपालन के लिए W-9 फॉर्म महत्वपूर्ण हैं। यदि आपके पास विशेष परिस्थितियां हैं या आप इस बारे में अनिश्चित हैं कि आपको इस फॉर्म को पूरा करने या अनुरोध करने की आवश्यकता है या नहीं, तो किसी योग्य कर पेशेवर से पेशेवर सलाह लें।
